各系部:

为做好2025届毕业生档案整理和转递工作，使档案材料内容符合真实性、完整性、安全性、规范性的要求，确保毕业生档案整理转递工作顺利进行,请各系部严格执行《吕梁学院学生档案管理办法》履行学生档案管理职责，认真完成好2025届毕业生档案的整理、转递工作。现将有关事项通知如下:


毕业生档案要件

毕业生档案材料应包括以下内容:

1.学生入学档案:普通高考生的高考档案(山西省内全部为纸质化档案3页、加盖招生专用章)和高中档案;对口考生的对口升学考试档案(纸质化档案3页、加盖招生专用章)和职业中专或职业高中档案:专升本考生的专升本考试档案(纸质化档案3页、加盖招生专用章)和专科毕业生档案。

2.在校期间档案:包括学生年度鉴定表、普通高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、实习鉴定表、学士学位授予决定书、奖惩材料。学籍异动学生、退役毕业生还包括学籍异动材料、退役军人档案。

二、毕业生档案材料整理要求

1.归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人签名，并有形成材料的日期。

2.归档的材料，凡规定需审查盖章的，必须加盖印章。

3.档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写，信息要真实准确，字体颜色一致，字迹工整清晰，不得涂改，不出现错别字及不规范的简化字，不得他人代填，复印无效。

三、毕业生档案登记

中组部、人社部、教育部、公安部、国资委近日联合印发《关于做好取消普通高等学校毕业生就业报到证有关衔接工作的通知》，明确自2025年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》，取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。

为明确档案去向，结合毕业去向登记，2025年起，所有毕业生档案信息均须在“国家大学生就业服务平台-档案转递信息在线核验”进行登记。档案信息登记办法、档案邮寄地址、档案服务机构信息详见附件 1、2、3。

四、毕业生档案转递

1.毕业生档案在所有归档材料整理好后,按照每班实际毕业生填写《吕梁学院XXX系2025届毕业生档案移交清单》(附件 4)一式三份，《移交清单》上一定要注明档案邮寄或自带字样，系部负责人和档案管理专员签字、加盖系部公章，学校档案室、招生就业处、系部各留存一份。

2.毕业生档案邮寄，按照《吕梁学院 2025届毕业生档案转递注意事项》(附件5)进行。各系部认真填写《吕梁学院 2025届毕业生档案邮寄花名表》(附件6)后，与邮局对接，由邮局打印好“邮政 EMS 标准快递”邮寄详情单，审核无误后加盖系部公章方可邮寄邮寄单号产生后，通知到毕业生本人，密切关注档去向，直到档案安全到达指定地址。

3.考取研究生、参加专项招聘的毕业生，如录取学校和招聘单位要求提前调档,需要考取院校和招聘单位出示调档函,学生本人申请，所在系部负责人批准，装封好后发放给本人自己携带或邮寄至录取院校、招聘单位。

五、工作要求与温馨提示

1.整理。各系部根据毕业生返校和离校时间实际情况，按照毕业生档案要件
1、2的材料要求，可提前考虑毕业生档案材料的整理，确保每一位毕业生档案齐全，尽量避免学生离校后的遗留问题，

2.审查。学生档案材料按要求整理好后，请各系部副书记、档案管理专员，要严格把关，对每件进档资料的签字、盖章等每个环节、程序认真审核，确保每件档案材料信息准确无误后方可装档。

3.封装。毕业生档案整理好后，以系部为单位提前与档案室预约统一进行。装档时一一对应分别装入毕业生个人档案袋中，不可张冠李戴。各系部、招生就业处、学校档案室共同在学校档案室集中审核，审核合格后，进行档案封装、盖章。

4.转递。密封后的学生档案由各系部统一领取后邮寄。学生档案原则上不允许学生自带，因特殊原因需自带档案的学生，学生须提交档案自带申请(附件7)，由系部党总支副书记审核批准后方可自带。